Lista rezerwowa i rekrutacja uczniów szkoły językowej bez karteczek

Od pierwszego telefonu rodzica, przez test poziomujący, po zapis do grupy i kolejkę oczekujących: sekretariat ma całą historię w jednym miejscu.

Umów się na prezentację

Telefon dzwoni, a odpowiedzi są w trzech różnych miejscach

We wrześniu telefon dzwoni cały dzień. Rodzic pyta, czy w grupie jest jeszcze miejsce, kiedy dziecko zaczyna zajęcia i kto będzie uczył. Odpowiedź leży w mailu, na żółtej karteczce albo w czacie z lektorem.

Ustalenia z rozmów giną. Ktoś obiecał oddzwonić, ktoś miał umówić test poziomujący, a nikt nie pamięta, czy rodzic dostał wiadomość i co mu powiedziano.

A gdy w pełnej grupie zwalnia się miejsce, zaczyna się obdzwanianie listy oczekujących po kolei. Puste miejsce w grupie to realna strata, a kolejka w Excelu nie mówi, kto był pierwszy.

Jak wygląda rekrutacja i lista rezerwowa w admio

  1. Rozpoznajesz dzwoniącego

    Wpisujesz albo wklejasz numer telefonu rodzica w wyszukiwarkę na liście uczniów. admio pokazuje kartę dziecka, a gdy kilkoro dzieci ma ten sam numer, kafelki rodzeństwa.

  2. Zakładasz nowy kontakt w trakcie rozmowy

    Gdy numeru nie ma w bazie, zakładasz szybki kontakt: imię dziecka, telefon rodzica i lokalizacja. Możesz od razu wysłać rodzicowi SMS z linkiem. Jeśli taki numer już jest w bazie, admio nie tworzy duplikatu, tylko pokazuje istniejący rekord.

  3. Umawiasz test poziomujący

    W widoku Poziomowania wybierasz dzień, godzinę, lokalizację i lektora, który może poziomować, a w razie potrzeby także salę. Rodzic dostaje SMS z terminem, a lektor e-mail z zaproszeniem do kalendarza. Gdy termin minął, a wyniku brak, admio przypomina sekretariatowi.

  4. Historia i zadania w jednym miejscu

    Notatki z rozmów, wysłane wiadomości i propozycje grup układają się na jednej osi czasu ucznia, od najnowszych. Zadania z terminem, na przykład „oddzwoń”, trafiają na tablicę zadań, a przeterminowane wybijają się na górę.

  5. Rodzic sam wybiera grupę

    Wysyłasz rodzicowi SMS z linkiem, bez logowania. Rodzic widzi imię dziecka i grupy pasujące do poziomu, z godzinami, miejscem zajęć i informacją o wolnych miejscach. Zapisuje dziecko do grupy z wolnym miejscem albo na listę rezerwową grupy pełnej. Strona nie pokazuje składu grup ani danych innych dzieci.

  6. Zwolnione miejsce nie przepada

    Gdy w pełnej grupie zwolni się miejsce, admio daje znać sekretariatowi. Jednym kliknięciem wysyłasz propozycję pierwszej osobie z listy rezerwowej, w kolejności zapisu. Rodzic ma ograniczony czas na potwierdzenie. Stan miejsc widzisz też na karcie grupy w grafiku zajęć.

Najczęstsze pytania

Czy zwolnione miejsce zapełnia się samo?

Nie całkiem samo. admio wykrywa wolne miejsce i pokazuje sekretariatowi, kto jest pierwszy w kolejce, ale propozycję wysyła człowiek jednym kliknięciem. Dzięki temu możesz wcześniej zadzwonić i sprawdzić, czy rodzina nadal jest zainteresowana.

Czy rodzic musi zakładać konto, żeby zapisać dziecko?

Nie. Rodzic otwiera link z SMS-a. Widzi imię dziecka i dostępne grupy, bez nazwiska dziecka i bez danych innych uczniów.

Co, jeśli rodzic nie odpowie na propozycję miejsca?

Czas na potwierdzenie jest ograniczony. Gdy minie, miejsce wraca do puli, a admio znów podpowiada sekretariatowi, kto jest następny.

Jak rodzic dostaje link do wyboru grupy?

Wysyłasz go SMS-em z poziomu aplikacji, bez przepisywania numeru do osobnego narzędzia. To, co wyszło do rodziny, sprawdzisz w Historii wysyłek.

Czy dane rodziców są bezpieczne?

Dane kontaktowe rodziców są chronione, a link dla rodzica ma ograniczony czas ważności i służy tylko do zapisu dziecka. Szczegóły są na stronie o bezpieczeństwie.

Zobacz też